Amesto Payroll

Standardkontraktbestemmelser

D A T A B E H A N D L E R A F T A L E

i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger mellem

Amesto Accounthouse A/S
CVR nr. 26113156
Vandtårnsvej 62a, 4. Sal
2860 Søborg

herefter ”Databehandleren” og Kunden, herefter ”Den dataansvarlige”, der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”

Følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) er gældende med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder.

1. Præambel

  1. Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
  2. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).
  3. I forbindelse med leveringen af bogholderi og lønadministrative ydelser behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.
  4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.
  5. Der hører 3 bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.
  6. Hovedaftalen indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger samt nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.
  7. Bilag A indeholder databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.
  8. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.

Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.

2. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser

  1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EUret eller medlemsstaternes [1] nationale ret og disse Bestemmelser.
  2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.
  3. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.

3. Databehandleren handler efter instruks

  1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks er specificeret i hovedaftalen. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk.
  2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

4. Fortrolighed

  1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.
  2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

5. Behandlingssikkerhed

  1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.
    Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:

      a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
      b. evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester
      c. evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
      d. en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.
  2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.
  3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.

6. Anvendelse af underdatabehandlere

  1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).
  2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.
  3. Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 30 dages varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag A.
  4. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
    Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
  5. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.
  6. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.

7. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer

  1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.
  2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.
  3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:
      a. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation
      b. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland
      c. behandle personoplysningerne i et tredjeland
  4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, er angivet i bilag A
    Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.

8. Bistand til den dataansvarlige

  1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.
    Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

      a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
      b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
      c. indsigtsretten
      d. retten til berigtigelse
      e. retten til sletning (”retten til at blive glemt”)
      f. retten til begrænsning af behandling
      g. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
      h. retten til dataportabilitet
      i. retten til indsigelse
      j. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering
  2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens
    karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:

      a. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente nationale tilsynsmyndighed medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder
      b. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
      c. den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)
      d. den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente nationale tilsynsmyndighed, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.
  3. Parterne har i bilag til hovedaftalen angivet de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.

9. Underretning om brud på persondatasikkerheden

  1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.
  2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 48 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf.
    databeskyttelsesforordningens artikel 33.
  3. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:
      a. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
      b. de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
      c. de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.
  4. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.

10. Sletning og returnering af oplysninger

  1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at tilbagelevere alle personoplysningerne og slette eksisterende kopier, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.

Databehandleren forpligter sig til alene at behandle personoplysningerne til de(t) formål, i den periode og under de betingelser, som disse regler foreskriver.

11. Revision, herunder inspektion

  1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.
  2. Dataansvarlige kan for egen regning og til enhver tid kontrollere udførelsen af behandlingen og opfyldelsen af de forpligtelser, der pålægges databehandleren ved nærværende aftale. Revisionen skal gennemføres, så databehandlerens forpligtelser over for tredjeparter eller myndigheder på ingen måde kommer i fare.
    Revisionen skal begrænses til at vurdere, om databehandleren overholder sine forpligtelser i henhold til denne DBA, og må ikke give adgang til oplysninger om andre kunder, som databehandleren er i besiddelse af, eller data, der vedrører databehandlingens anvendelse af sikkerhedsforanstaltninger.
    Alle repræsentanter for den dataansvarlige eller eksterne revisorer, der deltager i revisionen, er underlagt de sædvanlige fortrolighedsforpligtelser over for databehandleren.
  3. Medmindre det er påkrævet i henhold til databeskyttelseslovgivningen, foretages der ikke revision mere end én gang i en periode på tolv (12) måneder.
    Den dataansvarlige skal afholde alle revisionsudgifter og skal kompensere databehandleren for alle omkostninger, der måtte opstå som følge af revisionen.
    Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.

12. Parternes aftale om andre forhold

  1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.

13. Ikrafttræden og ophør

  1. Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift heraf.
  2. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.
    Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.

14. Kontaktperson hos databehandleren

1.     Databehandleren kan kontaktes via nedenstående kontaktperson.

Danmark

Navn                Nadia Dyg

Stilling               Operations Manager

Telefonnummer  +45 70 229 299

E-mail               gdpr@accounthouse.dk

 

Norge

Navn                Torstein Heggen

Stilling               Privacy Manager, Amesto Group

Telefonnummer  + 47 922 03 214

E-mail               torstein.heggen@amesto.no

 

Sverige

Navn                Sofia Gonzalez

Stilling               Local Privacy manager

Telefonnummer  + 46 8 669 60 00

E-mail               sofia.gonzalez@amesto.se

Bilag A Godkendte underdatabehandlere

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehandlere

 

LeverandørLokationLegal basis for behandling udenfor EU/EEAFormål
XDCEU/EEAHosting og IT services
FirstpointEU/EEAIT services
OneFlowEU/EEAElektronisk signering
CitrixEU/EEAPrivacy og compliance
eMarketeerEU/EEAE-mail marketing
MicrosoftEU/EEAE-mail og hosting
PenneoEU/EEALegal Compliance
VismaEU/EEAFakturering, payroll og accounting
GoogleEU/EEAMarketing og statistics
FacebookUSASCCMarketing og statistics
LessorEU/EEAPayroll
TimeLogEU/EEAWTR og fakturering
HubspotUSASCCCRM
XledgerEU/EEAAccounting
Mertaoja OYEU/EEAPayroll
CC InteractiveEU/EEAAutomation
Stråhlfors A/SEU/EEAKommunikation og distribution
FilezillaEU/EEAKommunikation og distribution

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet.
Databehandleren må ikke – uden den dataansvarliges skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet.

Underleverandører til Amesto AccountHouse A/S kan få adgang til persondata idet Kunden indgår en aftale med Databehandleren om levering af services.
Underleverandørerne leverer services og ydelser, som Databehandleren vurderer er nødvendige for at kunne leve op til de kontraktslige forpligtelser og  den aftale der er indgået med Kunden.

Listen bliver løbende opdateret og alle kunder vil ligeledes blive varslet forud for ændringer.

Bilag B : Oplysninger om behandlingen

Oplysningerne om behandling af data under pkt. 1 og 2 angives i henhold til følgende tjenester:
A: Lønadministration
B: Bogholderi og regnskab

A.1. Formålet med Databehandlerens behandling af personoplysninger vegne af Den Dataansvarlige er:
Behandling af data er nødvendig for at opfylde kontrakten mellem Databehandleren og Dataansvarlige. Formålet med behandlingen er lønadministration og yderligere ydelser i forhold til lønadministration som aftalt i kontrakten eller på anden måde anmodet skriftligt af Den Dataansvarlige.

B.1. Formålet med Databehandlerens behandling af personoplysninger vegne af Den Dataansvarlige er:
Behandling af data er nødvendig for at opfylde kontrakten mellem Databehandleren og Dataansvarlige. Formålet med behandlingen er bogføring og yderligere regnskabstjenester i forhold til den finansielle forvaltning som aftalt i kontrakten eller på anden måde anmodet skriftligt af Den Dataansvarlige.

A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger Den Dataansvarliges vegne vedrører hovedsagelig (behandlingens art):
Behandlingens art omfatter, men er ikke begrænset til, håndtering af det månedlige løninput, herunder kilometertal, skattepligtige ydelser, forsikring og pensionsfonde. Sikre betaling af feriepenge, fradrag af ferier, hente og angive medarbejderskatter, distribuere lønsedler via Nets/eBoks og udarbejde lønrapporter.

B.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger Den Dataansvarliges vegne vedrører hovedsagelig (behandlingens art):
Behandlingens art omfatter, men er ikke begrænset til, finansiering af bogføring, fakturering, overvågning og kontrol af tilgodehavender, håndtering af månedlige afskrivninger, udarbejdelse og indgivelse af momsangivelser, bistå med årsafslutningsopgaver og udarbejdelse af årsregnskab / årsrapport i samarbejde med udpeget revisor.

A.3. Behandlingen omfatter følgende typer personoplysninger om de registrerede:

  • Oplysninger i forbindelse med kundeforholdet
  • Oplysninger om lønadministration, refusioner og HRydelser

Følgende optælling er ikke udtømmende, da den type data, der behandles, udelukkende afhænger af de tjenester, som Den Dataansvarlige har erhvervet. Navn, emailadresse, telefonnummer, adresse, CPR, løn og skatteoplysninger (f.eks. løn, provision, pension, forsikring, medlemskab af fagforeninger, skattepligtige ydelser, firmabil osv.) betalingsoplysninger, arbejdspladsadresse, beskæftigelsesoplysninger, f.eks. jobtitel, lønanciennitet, beholdninger i virksomheden, ansættelsesstart/slut, kollektive aftaler, fravær og orlov mv. Derudover behandler databehandleren kun andre relevante data, der er strengt nødvendige for at udføre tjenesterne som beskrevet i kontrakten eller udtrykkeligt anmodet af den dataansvarlige skriftligt.

B.3. Behandlingen omfatter følgende typer personoplysninger om de registrerede:

  • Oplysninger i forbindelse med kundeforholdet
  • Oplysninger vedrørende regnskabs og bogføringstjenester

Følgende optælling er ikke udtømmende, da den type data, der behandles, udelukkende afhænger af de tjenester, som Den Dataansvarlige har erhvervet.

Navn, kontaktoplysninger, betalingsoplysninger, aktiver i samliv, kriterier i aktionæraftaler, bankkontonummer, skattefradrag, lønniveauer, økonomiske forhold, rolle i virksomheden, adfærdsmønstre (kvitteringer) osv.

Derudover behandler databehandleren kun andre relevante data, der er strengt nødvendige for at udføre tjenesterne som beskrevet i kontrakten eller udtrykkeligt anmodet af den dataansvarlige skriftligt.


A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede:
Nuværende og tidligere medarbejdere hos Dataansvarlig samt virksomhedskontakter.

B. 4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede:
Virksomhedens kontakter, debitorer og kreditorer og lejlighedsvis nuværende medarbejdere hos Den Dataansvarlige.

A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed:
Behandlingen må ikke begrænses og skal derfor udføres, før kontrakten opsiges af en af parterne, medmindre andet er aftalt i kontrakten (vikaraftale eller anden form for tidsbegrænset aftale)

B.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed:
Behandlingen må ikke begrænses og skal derfor udføres, før kontrakten opsiges af en af parterne, medmindre andet er aftalt i kontrakten (vikaraftale eller anden form for tidsbegrænset aftale)

Bilag C : INSTRUKS VEDR BEHANDLINGEN AF PERSONOPLYSNINGER

Instruksen vedrørende behandlingen af personoplysninger er i nogen grad specificeret i henhold til følgende ydelser:

A: Lønadministration

B: Bogholderi og regnskab

 

A.1. Behandlingens genstand

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af Den Dataansvarlige udføres af Databehandleren, der udfører den behandling, der er nødvendig for at opfylde de kontraktlige forpligtelser og levere de ydelser, som Den Dataansvarlige har erhvervet.

Nedenstående liste er ikke udtømmende da den type data, der behandles, afhænger af de ydelser, som Den Dataansvarlige har erhvervet.

  • Oprette en lønplan for medarbejderen
  • Gennemse input
  • Indhente skatteoplysninger
  • Beregne bruttoløn
  • Fastsætte og håndtere fradrag – skatter, pensionsordninger, forsikringer m.m.
  • Udveksle data med obligatoriske offentlige myndigheder
  • Beregne nettoløn
  • Simulere lønsedler til godkendelse
  • Udstede betalinger
  • Opbevare lønposter/arkiv
  • Håndtere fejlberegninger, fejl eller forsinket input
  • Lønrapportering
  • Ansøge om refusion
  • Fratræde medarbejdere i lønsystem, pensionskasser, forsikring m.m.

B.1. Behandlingens genstand

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af Den Dataansvarlige udføres af Databehandleren, der udfører den behandling, der er nødvendig for at opfylde de kontraktlige forpligtelser og levere de ydelser, som Den Dataansvarlige har erhvervet.

Nedenstående liste er ikke udtømmende da den type data, der behandles, afhænger af de ydelser, som Den Dataansvarlige har erhvervet.

  • Bogføring
  • Afstemning af saldi
  • Betaling af kreditorer
  • Fakturering
  • Debitorstyring
  • Udarbejdelse og indberetning af momsangivelser regelmæssigt
  • Indberetning af løn og relevante indkomstskatter
  • Bogføring af anlægsaktiver og bogføring af månedlige afskrivninger
  • Udarbejdelse af balance
  • Udarbejdelse af ledelsesrapportering
  • Årsafslutningsopgaver for regnskabsåret
  • Udarbejdelse af årsregnskab

C.2. Behandlingssikkerhed

Databehandlerens sikkerhedsniveau skal altid tage hensyn til behandlingens art, omfang, kontekst og formål samt risikoen for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder. Følgende opremsning, der er afgørende for Databehandlerens sikkerhedsniveau, er uafhængig af de tjenester, der er erhvervet af Den Dataansvarlige.

Uanset hvilke tjenester dataansvarlige har erhvervet, involverer behandlingen af data på vegne af Den Dataansvarlige en stor mængde personoplysninger og/eller forretningskritiske oplysninger, hvorfor der etableres et “højt” sikkerhedsniveau.

Databehandleren er berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal anvendes for at skabe det nødvendige niveau af datasikkerhed.

Databehandleren skal dog – under alle omstændigheder og som et minimum – gennemføre følgende foranstaltninger.

  • Beskyt data med AES 256-bit kryptering, hvor det er muligt.
  • Alle elektroniske adgange kræver et personligt bruger-id og adgangskode.
  • Al adgang er begrænset på need-to-know basis
  • Ingen data eller dokumenter gemmes i udskrevet form.
  • Udskrevne dokumenter kasseres sikkert i låste makuleringsbeholdere
  • Sikre fortrolighed gennem NDA’er, ansættelseskontrakter, tro- og love erklæringer og databehandleraftaler med medarbejdere, underleverandører og partnere.
  • Sikre integritet og tilgængelighed i behandlingssystemer og tjenester gennem løbende risikovurderinger, revisioner og inspektioner af underdatabehandlere og ved interne audits – årligt eller efter behov.
  • Sikre at adgang til personoplysninger kan genoprettes inden for 12 timer i tilfælde af et sikkerhedsbrud.
  • Udføre test, vurdering og evaluering af de gældende tekniske og organisatoriske foranstaltninger årligt eller efter behov for at sikre behandlingens sikkerhed.
  • Tillad kun adgang til data online via fjernskrivebord og to-faktor godkendelse (når det er muligt)
  • Tillad kun adgang til fysiske lokationer, hvor data behandles, til medarbejdere og besøgende ledsaget af medarbejdere.
  • Gennemføre interne revisioner og give medarbejderne uddannelse og sikkerhedspolitikker for at sikre, at fjernarbejde er i overensstemmelse med ovennævnte krav
  • Overvåge og føre al behandling af data til log i videst muligt omfang. Logførte hændelser skal gennemgås, håndteres og dokumenteres øjeblikkeligt og kontrolleres mindst årligt.

C.3. Bistand til Den Dataansvarlige

Databehandleren vil så vidt muligt – inden for kontraktens anvendelsesområde og omfang bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med GDPR-paragraf 9.1. og 9.2.
Databehandleren har derfor gennemført følgende foranstaltninger:

  • Databehandleren vil til enhver tid nægte modtagelse af data fra Den Dataansvarlig, der afslører racemæssig eller etnisk oprindelse, politiske holdninger, religiøse eller filosofiske overbevisninger eller fagforeningsmedlemskab, genetiske data, biometriske data, data om sundhed eller data vedrørende en fysisk persons sexliv eller seksuelle orientering – medmindre sådanne oplysninger er relevante for opfyldelsen af kontrakten og/eller de tjenester, som Den Dataansvarlige har erhvervet.
  • Databehandleren er blandt andet ansvarlig for at bistå Den Dataansvarlige med at sikre, at behandlingen af personoplysninger, som er instrueret af Den Dataansvarlige, har lovhjemmel. Databehandleren underretter straks Den Dataansvarlige, hvis de givne instrukser er i strid med GDPR eller de gældende EU- eller medlemsstatsbestemmelser om databeskyttelse.
  • Databehandleren besvarer ikke anmodninger fra Den Dataansvarliges medarbejdere om deres rettigheder, herunder indsigtsbegæringer, men sender forespørgslen videre til Den Dataansvarlig så hurtigt som muligt.
  • Databehandleren kan efter specifik anmodning bistå Den Dataansvarlige med at overholde de registreredes rettigheder og anmeldelsesforpligtelser. Databehandleren har dog ret til at få kompensation for tiden forbrugt til at bistå Den Dataansvarlige.
  • I tilfælde af et brud på datasikkerheden vil Databehandleren bistå Den Dataansvarlige med alle de oplysninger, der er tilgængelige for Databehandleren, så Den Dataansvarlige kan vurdere omfanget af hændelsen, rapportere til tilsynsmyndigheden, hvis det er nødvendigt, og underrette den/de registrerede.
  • Databehandleren kan på anmodning bistå Den Dataansvarlige med at indberette et databrud til en tilsynsmyndighed og anmelde overtrædelsen til den registrerede. Databehandleren har dog ret til at få kompensation for tiden forbrugt til at bistå Den Dataansvarlige.

C.4. Opbevaringsperiode/sletterutine

Ved kontraktens ophør returnerer Databehandleren alle personoplysninger til Den Dataansvarlige og sletter eksisterende kopier, medmindre andet er påkrævet i henhold til national lovgivning. Databehandleren forpligter sig til udelukkende at behandle personoplysningerne til de formål og den varighed, der er fastsat i denne lov og på de gældende betingelser.

Personoplysninger opbevares i 5 år efter kontraktens ophør i henhold til forpligtelser i medfør af national lovgivning.

 

C.5. Lokalitet for behandlingen

Indsamlingen af personoplysninger vil blive udført efter behov af Den Dataansvarlige på den angivne forretningsadresse, Databehandlerens kontorer eller eksterne placeringer, der er godkendt af Databehandleren (f.eks. hjemmearbejdspladser). Kontrol og dokumentation skal udføres selvom arbejdet hovedsageligt udføres på Den Dataansvarliges adresse.

Databehandlerens servere- og back-up-servere er placeret på to forskellige lokationer inden for EU/EØS.

 

C.6. Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande

Databehandleren og dennes eventuelle underdatabehandlere må overføre personoplysninger til lande udenfor EU som iflg. Europa Kommissionen har et tilstrækkeligt databeskyttelsesniveau, efter tredive (30) dages forudgående skriftlig meddelelse herom til Den Dataansvarlige – i det omfang Den Dataansvarlige ikke gør indsigelse mod overførelsen skriftligt indenfor fristen.

 

C.7. Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren

Databehandleren efterkommer rimelige anmodninger, som Den Dataansvarlige fremsætter om at revidere Databehandlerens behandlingsaktiviteter, der er nødvendige for, at Den Dataansvarlige kan kontrollere, at Databehandleren opfylder sine forpligtelser. Den Dataansvarlige afholder alle revisionsomkostninger og kompenserer Databehandleren for alle omkostninger, der er afholdt som følge af revisionen. Medmindre det kræves i henhold til national lov, kan eventuelle revisioner blive gennemført højest en (1) gang i en tolv (12) måneders periode.

Interne revisioner og inspektioner foretages løbende for at sikre at alle relevante politikker og retningslinjer overholdes. På grundlag af resultaterne af de interne revisioner/inspektioner reviderer Databehandleren de relevante politikker og retningslinjer og kan gennemføre yderligere foranstaltninger, der skal træffes for at sikre overholdelse af GDPR og de gældende EU- eller medlemsstatsbestemmelser om databeskyttelse.

C.8. Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personoplysninger, som er overladt til underdatabehandlere

Databehandleren foretager en gang om året for Databehandlerens regning en inspektion af, om underbehandlere overholder denne databehandleraftale.

Databehandleren eller databehandlerens repræsentant skal have adgang til at inspicere, herunder også fysisk inspektion af de steder, hvor behandlingen af personoplysninger udføres af underbehandleren, herunder fysiske faciliteter samt systemer, der anvendes til og vedrører behandlingen. En sådan inspektion skal foretages, når databehandleren finder det nødvendigt.

Dokumentation for sådanne inspektioner af underbehandlerne sendes på anmodning til den Dataansvarlige.

Versionshistorik

Versions
Gældende pr. dato
Status
Standardkontraksbestemmelser v. 1.0
01.08.2021
Erstattet af v. 1.1
Standardkontraksbestemmelser v. 1.1
01.03.2022
Gældende
Amesto Trust Center

Få svar på alle de praktiske spørgsmål

For at sikre leveringen af teknologi og services, har vi etableret Amesto Trust Center. Målet er at give dig den information du skal brug for at træffe beslutning om Amesto som samarbejdspartner og leverandør. Informationen dækker produkter og services relateret til Security, Privacy, Transparency, Compliance og Corporate Social Values ​​(CSV).