Outsourcing af lønadministration – Potentialet er stort

Af 26. januar 2020februar 13th, 2020Outsourcing

Formålet med outsourcing af lønadministration for virksomheder er, at frigøre ressourcer og fokusere på virksomhedens kerneforretning.

Outsourcing af lønadministration er ikke særligt udbredt. Det anslås, at kun 15 % af danske virksomheder med mere end 50 ansatte har outsourcet deres lønadministration. Det skyldes primært forhold som traditioner, erfaringer, personlige holdninger og manglende kendskab til muligheder og fordele.

Outsourcing af lønadministration har gennem de sidste år gennemgået en positiv udvikling, som primært skyldes:

  1. De digitale processer er i kraftig vækst. Flere og flere forretningsgange bliver digitaliseret og det betyder færre lønomkostninger og minimering af fejl. Udfordringen ved de digitale processer er de krav, som systemerne stiller til den enkelte medarbejder og dennes ekspertise og evne til at betjene systemerne.
  2. På grund af de optimerede systemprocesser, dataindsamling og mange års erfaring er vi blevet mere effektive. Derfor er den økonomiske gevinst ved outsourcing blevet større over de seneste år.
  3. Udbuddet af ydelser i forbindelse med outsourcing af lønadministration vokset. Det er bl.a. muligt at outsource refusioner, rejseafregninger, statistik, afstemninger, lønsystem og flere administrative HR opgaver.

Desværre har mange virksomheder aldrig regnet på de faktiske omkostninger i forbindelse med deres lønadministration. Dette gælder både de direkte og indirekte omkostninger ved forbrugte medarbejderressourcer.

Hvorfor outsourcing af lønadministration

Mange faktorer indikere, om outsourcing af lønadministration er relevant for en virksomhed.

Produktivitet

Lønadministration kræver tid og spidskompetencer, som ikke nødvendigvis kan anvendes til andre opgaver eller processer. Ved at outsource lønadministrationen, kan virksomhedens medarbejdere og ledere i større omfang fokusere på deres kerneforretning.

Sårbarhed

Hvis lønadministrationen eller den faktiske lønudbetaling håndteres af en enkelt person, vil virksomheden være sårbar over for ferie, sygdom, opsigelse mv.

Fleksibilitet

Outsourcing af lønadministration skal tilpasses den enkelte virksomheds behov. Som udgangspunkt er en outsourcingaftale med Amesto Payroll sammensat, så honoraret afspejler det antal lønsedler, der skal udarbejdes. Det betyder, at virksomhedens omkostninger til lønadministration vil følge udsving i antal ansatte, f.eks. ved sæson udsving. Den faste omkostning til en funktionæransat medarbejder vil med andre ord blive lavet om til en variable omkostning, der følger virksomhedens behov for lønadministration.

Minimering af fejl

Håndtering af skatter, pensioner, refusioner og sociale afgifter kan være komplekst og kan i værste fald give fejl på medarbejdernes lønsedler. Det kan føre til, ekstra udgifter, eller at virksomheder ikke modtager de refusioner, de er berettiget til. Ved outsourcing af lønadministrationen vil mængden af fejl kunne minimeres, og i nogle tilfælde vil det være outsourcingudbyderen, som dækker direkte økonomiske tab ved fejl i lønadministrationen.

Effektivitet

Outsourcing af lønadministration, vil ofte betyde en kritisk gennemgang af de tidligere interne processer. Det betyder ofte, at vi finder en række muligheder for optimering af de interne forretningsgange omkring dannelsen af løngrundlaget og derigennem minimere det interne tidsforbrug yderligere.

Viden

Vi er eksperter i lønadministration som er en kompleks funktion. Den kræver viden om overenskomster, lovgivning inden for skat, funktionærloven og ferieloven m.v.

Udover indsigt i overenskomster m.v. kræver korrekt lønadministration også regnskabsmæssig forståelse i forhold til bogføringsbilag, diverse afstemninger samt indgående viden omkring håndteringen af virksomhedens lønsystem. At vedligeholde alle disse kompetencer kan være en udfordring for virksomheden og lægge pres på den enkelte medarbejder.

Hos Amesto Payroll har vi skabt et helt unikt miljø, hvor vores lønbogholdere sidder sammen, derved supporterer de hinanden i tvivlsspørgsmål. Vi bruger altid, en fast tilknyttet lønkonsulent samt en eller flere medarbejdere til backup og kontrol.  Det giver os et meget højt fagligt niveau inden vi gennemfører en lønkørsel og med et minimum af fejl til gavn for vores kunder.

Rådgivning

Den ansvarlige for lønadministrationen er ofte den HR- eller økonomiansvarlige. For begge funktioner gælder det, at der sjældent er tid til eller mulighed for nøje at overvåge og udvikle løn funktionen professionelt. Mange ledere oplever, at de ikke har de nødvendige kompetencer til, at udføre denne opgave optimalt, på grund af den høje specialiseringsgrad inden for lønadministration.

Amesto Payroll kan rådgive om de nyeste værktøjer indenfor lønadministration, så virksomheden sikrer sig løbende optimale løsninger og en høj effektivitet.

Økonomi

Mange virksomheder kan opnå væsentlige besparelser ved outsourcing af lønadministration. Virksomhedens beregning bør indeholde de direkte og indirekte omkostninger i forbindelse med, at drive deres lønadministration internt, herunder tid brugt på uddannelse og vedligeholdelse af systemer.

 

Få flere oplysninger om Lønadministration til din virksomhed her